Datenschutzhinweise Agenda Beleg-App

Die Services der Agenda Beleg-App können über die mobile Applikation in Anspruch genommen werden. Die Agenda Beleg-App bietet die Möglichkeit einer Dokumentenverwaltung mit der Dokumente digital an einem zentralen Ort archiviert, organisiert und übermittelt werden können.

Mit der Agenda Beleg-App können Sie Ihre Belege für Ihren Empfänger digital übersenden und an einem sicheren Ort aufbewahren und jederzeit schnell und unkompliziert wiederfinden. Ein Postversand wird nicht mehr nötig sein. Dank der Agenda Beleg-App können Sie jederzeit und überall auf Ihre Belege zurückgreifen und diese verwalten und versenden.

Scannen Sie Ihre Belege z.B. für den Steuerberater einfach ein. Das System erkennt aufgrund automatischer Texterkennung Ihre Dokumente und legt diese übersichtlich ab und übermittelt sie digital. 

Dieser Service wird in den entsprechenden Shops und Downloadportalen für iOS- bzw. Android-Systeme angeboten. 

Mit diesen Hinweisen informieren wir Sie darüber, welche Daten wir von Ihnen erheben, wie wir sie nutzen und wie Sie der Datennutzung widersprechen können.

 

1. Wer ist verantwortlich für die Datenerhebung und Datenverarbeitung?

Die Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG (im Weiteren: „Agenda oder „Wir“) ist Anbieter der Agenda Beleg-App.

Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG, Oberaustraße 14 in 83026 Rosenheim, Deutschland

Telefon: 08031 2561-0

Website: www.agenda-software.de

E-Mail: info@agenda-software.de

Der bestellte Datenschutzbeauftragte ist Herr Jörg Prepadnik. Unser Kontakt in Datenschutzfragen: datenschutz@agenda-software.de  

Im Rahmen des Angebotes und technischen Realisierung der Agenda Beleg-App erheben und verarbeiten wir Daten im Rahmen der Bereitstellung und des technischen Betriebs als Verantwortliche Stelle im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Für die Belege und darin enthaltene personenbezogene Daten die Sie an Ihren Empfänger digital versenden, bleiben Sie Verantwortliche Stelle im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO.

 

2. Welche Daten werden über die Agenda Beleg-App verarbeitet und zu welchem Zweck?

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung:

Für die Begründung, Durchführung bzw. Beendigung der Nutzung werden personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 b DSGVO verarbeitet. Zum Zwecke der Datensicherheit, technischen Realisierbarkeit, zur Fehler- bzw. Performanceanalyse sowie zur Überwachung der gesetzes- und vertragskonformen Nutzung der Agenda Beleg-App protokollieren und verwenden wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 f DSGVO. Soweit wir externe Dienstleister auf Basis einer Auftragsverarbeitung für die Verarbeitung von Daten einsetzen, erfolgt dies auf der Rechtsgrundlage von Art. 28 DSGVO (siehe hierzu Ziff.3)

Bei Registrierung/Anmeldung:

Im Rahmen der Anmeldung werden folgende Daten erhoben:

Name, E-Mail sowie Kundennummer.

Bei Nutzung der AGENDA Beleg-App:

Personenbezogene Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse usw.) werden bei der Nutzung der App grundsätzlich beim Fotografieren sofort gespeichert und übermittelt, sofern Sie in den zur verarbeitenden Dokumenten der Nutzer enthalten sind, also wenn der Nutzer sie selbst ausdrücklich und wissentlich für bestimmte Zwecke bereitstellt. Die von Ihnen für den Versand vorgesehenen Dokumente, wie beispielsweise fotografierte Belege, werden nur für den Zweck des Weiterversands an den von Ihnen gewählten Empfänger verwendet.

Sie können Dokumente digital an einem zentralen Ort archivieren, organisieren und von überall darauf zugreifen. Ferner können Sie Dokumente auch jederzeit wieder von der Plattform entfernen oder sie in einem gängigen Dateiformat exportieren und an anderer Stelle speichern.

Die Agenda Beleg-App ermöglicht es, die Dokumente zu strukturieren und erkennt alle wichtigen Informationen. Mithilfe der Agenda Beleg-App lassen sich Dokumente dank intelligenter Organisations- und Suchfunktionen einfach und schnell finden. Durch die Synchronisierung können Nutzer mit allen angeschlossenen Geräten auf Ihre Dokumente und Informationen zugreifen und damit arbeiten.

Im Rahmen der Dokumentenspeicherung und -analyse verarbeitet Agenda bzw. die von Agenda eingesetzten Unterauftragnehmer gegebenenfalls auch personenbezogene Daten. Sofern die an die Agenda Beleg-App übertragenen Dokumente personenbezogene Daten Dritter enthalten, ist der Nutzer dafür verantwortlich, die entsprechenden Einwilligungen einzuholen, bzw. personenbezogene Daten nur dann zu übermitteln, wenn ein gesetzlicher Erlaubnistatbestand hierfür vorliegt. Diese Datenverarbeitung erfolgt auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung des Nutzungsvertrags über die Agenda Beleg-App, sowie auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, wobei das berechtigte Interesse darin besteht, über die Dokumentenanalyse eine Verbesserung der Services der Agenda Beleg-App (etwa durch eine schnellere Zuordnung von Dokumenten und die Verbesserung der Auffindbarkeit) für alle Nutzer zu erreichen.  

Wir weisen Sie jedoch ausdrücklich darauf hin, dass durch die Nutzung mobiler Applikationen gemäß den Datenschutz-Bestimmungen der jeweiligen Download-Plattform (iOS/Android) möglicherweise personenbezogene Daten an deren Hersteller (Apple Inc./Google Inc.) übermittelt werden. Auf die Übermittlung dieser personenbezogenen Daten und deren Verwendung durch die Hersteller der Download-Plattformen hat Agenda keinen Einfluss. Dieser Hinweis erfolgt daher nur zu Ihrer Information. Ferner weisen wir darauf hin, dass die Nutzung von mobilen Endgeräten nach den Vorschriften des Telekommunikationsgesetzes (TKG) in dem dort bestimmten Umfang Gegenstand von Speicherungen durch den Diensteanbieter und Auskunftsersuchen der Sicherheitsbehörden sein kann.

 

Cookies:

Wir verwenden in der Agenda Beleg-App sogenannte Cookies. Hierbei handelt es sich um kleine Dateien, die Ihr Browser automatisch erstellt und die auf Ihrem Endgerät (Laptop, Tablet, Smartphone o.ä.) gespeichert werden, wenn Sie unsere Seite besuchen. In dem Cookie werden Informationen abgelegt, die sich jeweils im Zusammenhang mit dem spezifisch eingesetzten Endgerät ergeben. Dies bedeutet jedoch nicht, dass wir dadurch unmittelbar Kenntnis von der Identität unserer Nutzer erhalten. Der Einsatz von Cookies dient einerseits dazu, die Nutzung unseres Angebots für Sie angenehmer zu gestalten. So setzen wir sogenannte Session-Cookies ein, um zu erkennen, dass einzelne Bereiche der App bereits aufgerufen wurden. Diese werden nach Verlassen unserer Seite automatisch gelöscht.

Darüber hinaus setzen wir ebenfalls zur Optimierung der Benutzerfreundlichkeit temporäre Cookies ein, die für einen bestimmten festgelegten Zeitraum auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Rufen Sie die App erneut auf, um unsere Dienste in Anspruch zu nehmen, wird automatisch erkannt, dass Sie bereits Anfragen an die Agenda Beleg-App gestellt haben bzw. welche Eingaben und Einstellungen Sie getätigt haben, um diese nicht noch einmal eingeben zu müssen.

Zum anderen setzten wir Cookies ein, um die Nutzung der Funktionalitäten der Agenda Beleg-App statistisch zu erfassen und zum Zwecke der Optimierung unseres Angebotes für Sie auszuwerten. Diese Cookies ermöglichen es uns, bei einem erneuten Aufruf der Agenda Beleg-App automatisch zu erkennen, dass Sie diese bereits zurückliegend genutzt hatten. Diese Cookies werden nach einem bestimmten festgelegten Zeitraum nach Deinem letzten Seitenbesuch automatisch gelöscht.

Die durch Cookies verarbeiteten Daten sind für die genannten Zwecke zur Wahrung unserer berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO erforderlich. Die meisten Browser akzeptieren Cookies automatisch. Sie können Ihren Browser jedoch so konfigurieren, dass keine Cookies auf Ihrem Endgerät gespeichert werden oder stets ein Hinweis erscheint, bevor ein neuer Cookie angelegt wird. Die vollständige Deaktivierung von Cookies kann jedoch dazu führen, dass nicht alle Funktionen der Agenda Beleg-App genutzt werden können.

 

3. An wen werden Daten weitergeleitet?

Die über die Agenda Beleg-App erhobenen personenbezogenen Daten werden nur an Dritte weitergegeben, soweit eine gesetzliche Erlaubnis oder ein Einverständnis des Nutzers vorliegt.

Des Weiteren werden Ihre Daten zur Abwicklung des Vertragsverhältnisses an Auftragsverarbeiter, d.h. Unternehmen die wir im gesetzlich vorgesehenen Rahmen mit der Verarbeitung von Daten beauftragen, weitergeleitet. Externe Dienstleister, die für uns im Auftrage Daten verarbeiten, werden von uns sorgfältig ausgewählt und vertraglich als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO verpflichtet. Diese Dienstleister arbeiten nach unserer Weisung, was durch strenge vertragliche Regelungen, durch technische und organisatorische Maßnahmen und durch ergänzende Kontrollen sichergestellt wird.

fileee GmbH

Unser Auftragsverarbeiter hinsichtlich der Entwicklung und technischen Umsetzung der Agenda Beleg-App ist die fileee GmbH, Windhorststraße 68 in 48143 Münster.

Über weitere Einzelheiten zum Datenschutz und Datenverarbeitungen der fileee GmbH im Rahmen des Betriebs der Agenda Beleg App und Informationen zu den von der fileee GmbH eingesetzten Unterauftragnehmer können Sie hier einsehen: https://www.fileee.com/datenschutzbestimmungen

noris network AG

Für die Möglichkeit der Weiterleitung Ihrer gescannten Belege an den Empfänger ist es erforderlich, die Belege in unserem Rechenzentrum (noris network AG, Thomas-Mann-Straße 16 – 20) zu hinterlegen. Wir können in bestimmten Fällen zur Übermittlungen persönlicher Daten an staatliche Einrichtungen und Behörden aufgrund zwingender nationaler Rechtsvorschriften verpflichtet sein.

 

4. Berechtigungen

Um die Agenda Beleg-App auf mobilen Endgeräten bzw. bestimmte Funktionalitäten der Agenda Beleg-App nutzen zu können, muss diese auf verschiedene Funktionen und/oder Daten des Endgeräts zugreifen können. Hierfür ist Ihre Erlaubnis (Art. 6 Abs. 1a DSGVO) erforderlich.

Die erteilte Erlaubnis kann in den Einstellungen Ihres Endgeräts jederzeit widerrufen werden. Beachten Sie jedoch, dass in diesem Fall gegebenenfalls nicht alle Funktionen der Agenda Beleg App genutzt werden können. Soweit Sie Berechtigungen erteilt haben, nutzen wir Sie im nachfolgenden Umfang:

Internetkommunikation

Die App benötigt Zugriff auf das Internet über mobile Datenübertragung oder von Ihnen eingebundene W-LAN-Empfänger für die Nutzung und den Zugriff auf die App, insbesondere zur Übertragung Ihrer Unterlagen in das Rechenzentrum.

Kamera und Push-Benachrichtigungen

Die App benötigt Zugriff auf die in ihrem Mobilgerät integrierte Kamera zum Fotografieren der im Rahmen der Scan-Funktion der Agenda Beleg-App zu verarbeitenden Unterlagen.

 

5. Welche Rechte hat der Nutzer der Agenda Beleg-App?

Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten als Verantwortliche Stelle speichern oder anderweitig verarbeiten, haben Sie als Nutzer folgende Rechte:

Nach Aufforderung teilen wir Ihnen möglichst umgehend und schriftlich mit, ob und welche persönlichen Daten über Sie bei uns gespeichert sind. Sollten trotz der Bemühungen um Datenrichtigkeit und Aktualität falsche Daten gespeichert sein, werden diese auf eine entsprechende Aufforderung hin durch uns berichtigt. Neben diesem Recht auf Berichtigung haben Sie gegebenenfalls ein Recht auf Sperrung und Löschung der von uns erhobenen personenbezogenen Daten. Daneben haben Sie ein Recht darauf, dass wir Ihnen nach Aufforderung die Daten als strukturiertes, gängiges und maschinenlesbares Format übertragen bzw. auf Ihren ausdrücklichen Wunsch hin an einen Dritten weiterleiten. Soweit Ihre Daten verschlüsselt abgelegt werden, insbesondere die von Ihnen mittels der Agenda Beleg-App verarbeiteten Dokumente, können Sie diese jederzeit selbstständig über die Weboberfläche bzw. die Agenda Beleg-App herunterladen.

Sie dürfen der Nutzung Ihrer Daten für die Zukunft widersprechen, also für andere oder weitere Zwecke als der Vertragsabwicklung. Sie dürfen insbesondere der Nutzung Ihrer Daten für werbliche Zwecke widersprechen. Sie haben auch das Recht, nur eine Einschränkung der Datennutzung für bestimmte Zwecke zu verlangen.

Für den Fall, dass weitere Fragen zur Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der personenbezogenen Daten bzw. zur Berichtigung, Löschung oder Sperrung dieser bestehen sollten, wird um eine Kontaktaufnahme entweder an info@agenda-software.de oder an unsere Kontaktadresse unter Ziff. 1 gebeten.

Die für uns bzw. für Beschwerden gegen uns zuständige Aufsichtsbehörde ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) in Ansbach:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 27
91522 Ansbach

 

6. Wie aktuell ist dieser Datenschutzhinweis?

Wir passen den Datenschutzhinweis an veränderte Funktionalitäten oder geänderte Rechtslagen an. Aus diesem Grund empfehlen wir, den Datenschutzhinweis in regelmäßigen Abständen zur Kenntnis zu nehmen.

Stand: Januar 2019